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Servidores participam de capacitação sobre novo aplicativo para agendamento de reuniões e eventos do TCE

Servidores de 11 unidades setoriais do Tribunal de Contas participam nesta sexta-feira (13) e na próxima segunda (16), sempre das 9h às 10h30, de capacitação sobre o novo aplicativo para agendamento de reuniões e eventos do TCE, desenvolvido pela Secretaria Estratégica de Tecnologia da Informação e Comunicação (Setic), a partir de diretriz emanada pela Presidência.

A capacitação é realizada no laboratório de informática da Escola Superior de Contas (Escon), no segundo andar do edifício-sede. Os conhecimentos são repassados pelo assessor técnico da Divisão de Análise de Negócio em Tecnologia da Informação (Dint), Alexandre de Sousa Silva.

Segundo o instrutor, a nova ferramenta eletrônica, batizada de Agenda TCE, foi disponibilizada com a finalidade de evitar o conflito de agendamento de diferentes eventos para as mesmas datas e horários, frequentemente exigindo a participação dos mesmos servidores.

Ainda segundo Alexandre, o novo aplicativo não servirá somente para o agendamento de eventos, mas também para marcação de reuniões entre setores, além de treinamentos e capacitações.

“É uma ferramenta que reúne em um só local todas as ações e eventos institucionais do Tribunal, de modo a estabelecer um cronograma prefixado daquilo que será desenvolvido durante determinado período, podendo ser diário, semanal, mensal e até anual, a depender do que usuário selecionar”, explicou Alexandre.

Tendo como plataforma o sistema Zimbra – o mesmo utilizado para acessar o correio institucional (e-mail) e cujo acesso é obrigatório, conforme as Resoluções nºs 41/2006 e 121/2013 –, a Agenda TCE permite o cadastramento e a edição dos assuntos dos eventos pelas unidades indicadas pela Presidência para serem as administradoras do novo aplicativo.

Dessa forma será possível disponibilizar, em link próprio na intranet, com acesso, portanto, a todos os integrantes do Tribunal, a agenda de eventos institucionais e que, de alguma forma, envolvam mais de uma unidade ou servidor, possibilitando, de antemão, que os mesmos se organizem e evitem o conflito com outras atividades.

É possível, inclusive, cadastrar eventos ou ações que geram impacto nos prazos processuais, o que permitirá o uso da “Agenda TCE” pelas unidades para gestão das rotinas de trabalho.

A agenda de ações e eventos só pode ser alterada com a anuência das partes envolvidas.

Outra vantagem é a opção de programar um lembrete sobre o evento, o qual será enviado, em prazo a ser estipulado pelo usuário, aos envolvidos alertando-os sobre o assunto, a data e o horário da atividade, bem como solicitando a confirmação ou não da participação.

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