Quais os benefícios de uma eficiente Gestão de Documentos para o TCE-RO?
Quando o Tribunal de Contas do Estado de Rondônia desenvolve suas atividades para cumprir seus objetivos institucionais produz um volume expressivo de documentos, analógicos ou digitais. Esses documentos precisam ser tratados devidamente.
Isso é fundamental para se ter o domínio das ações de preservação do que realmente é necessário preservar, classificar, avaliar e indexar.
A descrição de documentos, executada dentro dos padrões arquivísticos, garante o acesso aos arquivos físicos e digitais e a otimização do exercício de atividades específicas do tribunal.
Ao longo dos anos, o aumento expressivo do volume de documentos, tanto os analógicos quanto – e principalmente – os digitais, vem preocupando as organizações, pois dificulta as ações de preservação e de acesso aos conteúdos informacionais.
As instituições vêm adotando medidas para garantir a segurança da avaliação dos documentos, possibilitando descartes seguros, bem como a proteção dos que não podem ser eliminados em razão do seu potencial informativo, probatório e histórico – pois formam o patrimônio arquivístico protegido pela legislação brasileira.
Essa prática aumenta a qualidade dos estoques informacionais e assegura o uso racional de recursos aplicados à preservação dos conjuntos arquivísticos de interesse das instituições e da sociedade.
Percebe-se que ainda restam dúvidas, por parte das organizações, sobre as boas práticas de gestão de documentos e seus benefícios.
Por que então o TCE-RO precisa adotar as práticas de gestão de documentos de forma eficiente? Quais os benefícios com a gestão arquivística de documentos?
Vale explicar um pouco mais:
- Controle e segurança dos documentos produzidos e recebidos;
- Definição dos prazos de guarda como forma de otimizar a preservação e o acesso aos documentos institucionais;
- Agilidade e qualidade na execução dos processos de trabalho corporativo;
- Redução de custos operacionais em todas as atividades desenvolvidas pelo tribunal;
- Apoio às ações de planejamento institucional – desenho da visão de futuro da instituição.
O controle e a segurança do acesso e a preservação dos documentos institucionais são assegurados com a classificação e a descrição no momento da produção e recepção dos documentos.
Para isso, deve-se fazer uso de um plano de classificação de documentos arquivísticos que auxilie na representação dos assuntos contidos nesses documentos. Além de servir como facilitador do processo de indexação como meio de otimizar o acesso a esses conjuntos documentais – isso se conhece como descrição temática.
Por sua vez, além da descrição temática, que visa à representação dos assuntos tratados pelos documentos, há a descrição física com base em metadados que não estão relacionados ao assunto, e que é fundamental sua padronização como forma de representação de grupos documentais comuns – interessados, datas, locais, entre outros.
Quanto à definição de prazos de guarda, por meio da tabela de temporalidade e de destinação de documentos, o principal benefício está no controle do volume de emissão de documentos, de forma eficiente e segura, por meio da limitação do prazo de armazenamento. Essa prática é considerada para documentos físicos e digitais, já que visa otimizar a preservação de acervos, em razão da sua relevância.
Outro benefício de importância máxima é a otimização do tempo para se analisar e dar respostas às demandas institucionais internas e externas.
As informações são insumos para o desenvolvimento de produtos e serviços. Portanto, a fluidez alcançada com o apoio da gestão documental fica evidente, no momento em que as organizações implantam a cultura de sua preservação e intensificam a otimização do acesso aos arquivos físicos e digitais, por meio de descrições com base em padrões arquivísticos.
Muito importante é que o controle dos gastos corporativos é considerado, nesses tempos de escassez de recursos, um benefício de alta relevância. Além disso, processos de trabalho não podem ser focados apenas na tecnologia da informação.
As informações institucionais classificadas, descritas e com a definição do ciclo vital – com ênfase na teoria das três idades, por meio dos instrumentos de gestão arquivística – proporcionam um fluxo de trabalho mais racional e efetivo.
Tudo isso impacta nos custos operacionais aplicados aos processos de trabalho adotados no âmbito do TCE-RO.
A prática da gestão documental favorece a construção de planos corporativos eficazes e eficientes. Esse conhecimento aliado à ação tem feito enorme diferença nas organizações bem sucedidas.
- Fonte: Departamento de Gestão da Documentação do Tribunal de Contas do Estado de Rondônia (DGD/TCE-RO).
