A utilização de soluções tecnológicas na gerência da cadeia de custódia documental decorre da extensa produção digital, ainda que este modelo deva ser implantado contendo insumos de qualquer formato e suporte, visto que o acervo físico continua bem presente (e necessário), dado que essas matrizes se constituem em prova e, conforme o caso, informações de cunho histórico.
Antes, porém, principalmente em organismos públicos (ou privados) urge estabelecer um programa de política arquivística, o qual rege o ciclo de vida documental, bem como incorpora o manancial de instrumentos advindos (código de classificação, tabela de temporalidade, tipologia, vocabulário controlado e outros).
Importante ressaltar que para um sistema efetivo, esse programa deve ser “adotado” pela cultura organizacional vindo a ser parte integrante de todas as ações concernentes ao seu ofício.
Para tanto, temos o SIGAD. Mas o que vem a ser isso? O significado da sigla é Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, termo cunhado pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), por meio da Câmara Técnica de Documentos (CTDE), que criou o e-arq Brasil, ou seja, os modelos de requisitos necessários a um sistema destinado à gestão arquivística.
Cabe salientar que esse sistema deve englobar documentos digitais, não digitais, híbridos (compostos por ambas as partes), especiais (textos, imagens, vídeos, mensagens de e-mail, páginas web etc.) e a inclusão de operações relativas a: captura, aplicação do código de classificação, prazos da tabela de temporalidade, segurança, acesso e preservação a médio e longo prazo.
Convém mencionar Rousseau e Couture (1998), quanto às setes funções arquivísticas: produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão. O SIGAD segue a concepção orgânica da documentação (estrutura), evitando assim a “compartimentação” defendida por outras tecnologias como ECM e GED, pois temos a inter-relação das atividades institucionais.
A questão referente ao que preservar por médio e longo prazo abrange ações estratégicas, notadamente quanto à utilização do chamado RDC-Arq, (Repositório Digital Confiável), um ambiente de armazenagem e gerenciamento de materiais digitais aplicados em todas as fases do ciclo, cujos requisitos, uniformizados pelo CONARQ, se notabilizam por garantir autenticidade, confidencialidade, disponibilidade, abarcando a própria preservação e o acesso (difusão) dos acervos permanentes, tendo a responsabilidade de sua constituição através dos profissionais de Arquivo e de Tecnologia de Informação.
A determinação em se implementar um SIGAD está pautada, principalmente, na correta aplicação dos instrumentos de gestão, política de arquivos junto à instituição, investimentos na área de tecnologia de informação, sendo imprescindível o envolvimento da alta direção, a qual compete decidir e validar os procedimentos e, naturalmente, pela posição de liderança, incutir nova mentalidade, sobretudo ao correto tratamento da documentação, produzida e preservada, o que se traduz em diferencial na competitividade – e, no caso de organismo público, permite celeridade e efetividade na sua esfera de competência.
- Fonte: Departamento de Gestão da Documentação do Tribunal de Contas do Estado de Rondônia (DGD/TCE-RO).
